Le point de départ du circuit administratif est l’étape du Procès-Verbal de Réception (PVR) à l’atelier technique. Cette étape est importante et préalable à toute démarche administrative parce que c’est le PVR qui indique la puissance administrative ou fiscale des véhicules, qui détermine le montant de la prestation du service d’Interpol, de la vignette, des timbres fiscaux sur la carte grise et les droits d’assises perçus à l’occasion de la liquidation des droits et taxes en douane. Il est donc nécessaire à la facturation. Toute opération au GUAN, conformément à l’arrêté interministériel (immatriculation, ré-immatriculation, pose immatriculation) donne lieu à la délivrance d’une facture sous forme de grilles de rémunération de l’ensemble des prestations des services du GUAN, sauf les droits et taxes en douane. Son payement au guichet de la banque partenaire est un préalable au traitement du dossier. Avec le PVR et les autres pièces du véhicule et du propriétaire, il est constitué un dossier que l’on dépose au service de la réception, également animé par les agents du ministère des transports. Si le dossier n’est pas conforme, il est en principe retourné à l’usager avec mention des pièces à reprendre et/ ou à compléter.
S’il est acceptable, le service de la réception le transmet, par l’intermédiaire des agents de transmission de SONILOGA au service facturation, après avoir remis à l’usager un bout de carton sur lequel est mentionné le n° de son dossier. Une fois la facture établie, celle-ci est remise à l’usager pour règlement au guichet de la banque partenaire. L’usager, muni de son reçu de règlement, se dirige à la caisse SONILOGA qui le valide dans le système. Si cette étape de règlement n’est pas franchie, le dossier reste bloqué au niveau du service de la facturation. Or, il se trouve que le plus souvent, l’usager ou son transitaire prennent beaucoup de temps avant de payer leur facture. Ce retard, entièrement imputable à l’usager, est toujours faussement attribué à SONILOGA.
La validation du paiement effectuée, le dossier est transmis par des agents de SONILOGA, au service Interpol, puis à la Douane et ensuite au service des immatriculations, s’agissant d’une immatriculation. Pour la ré-immatriculation, le dossier, au niveau du service des immatriculations, est d’abord soumis à une confrontation des données de l’ancienne immatriculation avec les archives du ministère des Transports pour s’assurer de l’authenticité de l’ancienne carte grise. Dans tous les cas, l’agent du ministère des transports vérifie la conformité des données électroniques qui lui sont fournies par le système informatique avec les données figurant dans le dossier physique du véhicule. Il rejette le dossier physique en cas d’anomalie qu’il prend soin de préciser pour d’éventuelles corrections. Par contre si tout est conforme, il valide et attribue un numéro d’immatriculation.
Enfin, le dossier est transmis au service de production cartes grises, un service relevant exclusivement de SONILOGA. Celui-ci procède également à une dernière vérification de conformité entre données électroniques inscrites dans son appareil qui imprime la carte grise et celles figurant sur le dossier physique. En cas de non-conformité, le dossier est retourné pour correction. Si aucune anomalie n’est détectée après cette vérification, le service produit la carte grise qui est remise à l’usager, s’il s’agit d’un véhicule en ré-immatriculation. Celui-ci met son véhicule entre les mains des agents de SONILOGA, pour le tatouage et la pose plaques, étant entendu que le système informatique de SONILOGA renseigne par avance le concessionnaire des plaques sur leurs formes et leurs couleurs, afin qu’il puisse les fabriquer par anticipation. S’il s’agit d’une immatriculation, le véhicule étant stationné dans le parc, l’usager n’intervient dans le processus qu’à la fin, au moment de la livraison du véhicule entre ses mains à la guérite de sortie.
De cette description, l’on comprend aisément qu’un système de contrôle sûr est mis en place par SONILOGA dans l’optique de sécuriser les immatriculations. Et ceci est d’une importance capitale pour la sécurité tout court du pays, même s’il apparait comme une tracasserie et une perte de temps pour quelques usagers. L’on remarquera enfin, que ce circuit ne tient pas compte des opérations de dédouanement au GUAN, qui suivent encore leur processus habituel, avec comme unique nouveauté, le payement des frais de douanes obligatoire à la Banque partenaire.
